Voor het eerst personeel aannemen: wat moet u als werkgever regelen?
Van ondernemer naar werkgever
Een eerste werknemer aannemen is een mooie stap voor uw onderneming. Tegelijkertijd verandert er juridisch behoorlijk wat. U krijgt als werkgever te maken met regels en verplichtingen waar u als ondernemer daarvoor misschien nog weinig mee te maken had.
Een arbeidsovereenkomst is daarbij belangrijk, maar er komt meer bij kijken. Waar begint u?
1. Controleer eerst of een cao van toepassing is
Voordat u arbeidsvoorwaarden met uw werknemer afspreekt, is het belangrijk om te weten of uw onderneming onder een cao (collectieve arbeidsovereenkomst) valt.
Een cao geldt niet automatisch alleen voor werkgevers die deze zelf hebben afgesloten. Ook zonder dat u zelf partij bent, kan een cao voor uw onderneming gelden, bijvoorbeeld als deze voor uw branche algemeen verbindend is verklaard.
Een cao kan bijvoorbeeld regels bevatten over salaris, werktijden, vakantiedagen, toeslagen, pensioen en andere arbeidsvoorwaarden. Deze afspraken zijn bepalend voor de voorwaarden die u uw werknemer kunt aanbieden.
Begin daarom niet met het opstellen van de arbeidsovereenkomst, maar met de vraag: welke arbeidsvoorwaarden gelden voor mijn werknemer?
2. Leg de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst
Als duidelijk is welke arbeidsvoorwaarden gelden, kunnen deze worden vertaald naar een arbeidsovereenkomst die past bij uw onderneming en de functie.
Een goede arbeidsovereenkomst legt niet alleen het salaris en de functie vast. Ook andere afspraken, zoals de arbeidsduur, vakantiedagen, arbeidsongeschiktheid en eventuele aanvullende arbeidsvoorwaarden, horen hierin thuis.
Daarnaast bent u als werkgever verplicht om uw werknemer schriftelijk over bepaalde arbeidsvoorwaarden te informeren.
Laat een arbeidsovereenkomst daarom afstemmen op uw onderneming en de eventueel toepasselijke cao.
3. Regel uw administratie als werkgever
Met uw eerste werknemer krijgt u ook te maken met verschillende administratieve verplichtingen.
U moet zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst en vervolgens onder meer loonheffingen aangeven en een loonadministratie bijhouden.
Ook moet u vóór de eerste werkdag de identiteit van uw werknemer controleren. Let wel op, want een rijbewijs is daarvoor niet voldoende.
Voor de identificatie moet u een origineel geldig identiteitsbewijs van uw werknemer controleren, zoals een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument, en daarvan een kopie bewaren in uw administratie.
Een klein detail, maar wel een verplichting die u als werkgever niet mag vergeten.
4. Weet wat er tijdens het dienstverband van u wordt verwacht
Uw verplichtingen houden niet op nadat de arbeidsovereenkomst is ondertekend. Als werkgever krijgt u gedurende het dienstverband te maken met verschillende regels.
Denk aan onderwerpen als loonbetaling, vakantie, ziekte, verlof en arbeidsomstandigheden. Ook kunnen er specifieke verplichtingen volgen uit de cao die op uw onderneming van toepassing is.
Het is daarom belangrijk om niet alleen goed voorbereid te zijn op de eerste werkdag, maar ook te weten wat uw verantwoordelijkheden als werkgever daarna zijn.
5. Een eerste werknemer vraagt om een goede voorbereiding
De eerste werknemer aannemen is meer dan een arbeidsovereenkomst laten ondertekenen. U moet vooraf bepalen welke arbeidsvoorwaarden gelden, de juiste afspraken vastleggen en uw verplichtingen als werkgever regelen.
Een goede voorbereiding voorkomt dat u als nieuwe werkgever pas tegen juridische verplichtingen aanloopt wanneer er iets misgaat.
Bij Legal Comfort help ik ondernemers bij het aannemen van hun eerste werknemer. Ik adviseer over de toepasselijke cao, stel arbeidsovereenkomsten op en denk mee over uw verplichtingen als werkgever.
Voor het eerst personeel aannemen? Neem vrijblijvend contact op. Ik help u graag om goed voorbereid van ondernemer naar werkgever te stappen.